Het coronavirus maakt de ondertekening van overeenkomsten of andere documenten vaak knap lastig. Tot voor kort was fysiek bijeenkomen om te ondertekenen in principe zelfs verboden.

Ondertekening van documenten blijft nochtans ook in deze tijden van social distancing perfect mogelijk met de elektronische handtekening. Hierna schetsen we kort het wetgevend kader en lichten we enkele mogelijkheden toe om documenten elektronisch te ondertekenen.

Al langer dan vandaag kunnen documenten met een elektronische handtekening rechtsgeldig op afstand worden ondertekend. Via de omweg van de digitale volmacht kan dat sinds kort ook met de meeste notariële akten. Intussen zijn de coronamaatregelen versoepeld en kunnen documenten opnieuw op de traditionele manier ondertekend worden. De voordelen van elektronische ondertekening blijven echter bestaan. De e-handtekening is zonder twijfel tijd- en kostenbesparend. Geen tijdrovende bijeenkomsten meer waarop overeenkomsten in te veel exemplaren en met te veel bijlagen gehandtekend en geparafeerd moeten worden, maar een eenvoudige elektronische ondertekening vanuit uw kantoor of bij u thuis.

Wetgevend kader

Naar Belgisch recht komen overeenkomsten tot stand zodra er wilsovereenstemming is tussen partijen. Dat betekent dat er in principe – even abstractie makend van vormelijke overeenkomsten – geen ondertekend geschrift nodig is om geldig een overeenkomst te sluiten.

Om het bestaan en de inhoud van een overeenkomst te kunnen bewijzen, is het niettemin vaak aangewezen of zelfs noodzakelijk gemaakte afspraken in een ondertekend document op te nemen. De waarde van een al dan niet elektronische handtekening is dan ook vooral van belang vanuit bewijsrechtelijk oogpunt.

Het Belgisch recht erkent de geldigheid van elektronische handtekeningen al bijna twintig jaar. Sinds 1 juli 2016 vormt de Europese eIDAS-verordening het juridische kader.

Verschillende soorten elektronische handtekeningen en hun juridische waarde

Een elektronische handtekening is in de eerste plaats een handtekening. Zoals met een handgeschreven versie identificeert de ondertekenaar zich met zijn handtekening en verklaart hij zich akkoord met de ondertekende tekst. Bij de elektronische handtekening gebeurt dat niet met grafische lettertekens, maar met elektronische gegevens.

Er worden drie soorten elektronische handtekeningen onderscheiden: de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde.

De meest voorkomende elektronische handtekening is de gewone elektronische handtekening. Elektronische gegevens die gebruikt worden om te ondertekenen en die (juridisch afdoende) verbonden zijn met het ondertekende digitale document, volstaan als een gewone elektronische handtekening. Een e-mailhandtekening of de scan van een manuele handtekening kan een gewone elektronische handtekening vormen.

Een gewone elektronische handtekening biedt evenwel weinig waarborgen over de identiteit van de ondertekenaar en sluit evenmin uit dat het ondertekende document nadien nog gewijzigd wordt. De geavanceerde elektronische handtekening biedt deze waarborgen wel: de handtekening is op unieke wijze met de ondertekenaar verbonden en laat toe de ondertekenaar te identificeren. De handtekening moet bovendien geplaatst worden met middelen waarover – met hoge waarschijnlijkheid – enkel de ondertekenaar beschikt, bijvoorbeeld met behulp van een paswoord of pincode. Bovendien moeten eventuele wijzigingen aan het ondertekende document opgespoord kunnen worden.

Als een geavanceerde e-handtekening uitgereikt wordt op basis van een gekwalificeerd certificaat, is er sprake van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze biedt nog meer waarborgen. Hier komt een certificeringsinstantie tussen die de band tussen de handtekening en de ondertekenaar nagaat en bevestigt. Bovendien kunnen enkel erkende certificatiedienstverleners een dergelijk certificaat uitreiken.

Enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening heeft dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening. Andere e-handtekeningen zijn minder betrouwbaar en kunnen dan ook makkelijker betwist worden. Een gekwalificeerde e-handtekening wordt verondersteld geldig te zijn, tot het tegendeel bewezen wordt via de procedure van ontkenning van handtekening. Wordt een gewone of geavanceerde e-handtekening betwist, zal de rechter moeten beoordelen of er sprake is van een geldige handtekening.

Hoe kan een document in de praktijk elektronisch worden ondertekend?

Voor alledaagse communicatie via e-mail zal een gewone e-handtekening meestal volstaan. Om een belangrijk document, zoals een overeenkomst, te ondertekenen kiest men het best voor een gekwalificeerde e-handtekening.

We hebben allemaal een digitaal certificaat op zak waarmee we snel en makkelijk een gekwalificeerde e-handtekening kunnen plaatsen: op elke identiteitskaart staat een certificaat voor gekwalificeerde ondertekening van digitale documenten. Na het downloaden en installeren van een stukje software (middleware, beschikbaar op https://eid.belgium.be/nl) is een gekwalificeerde e-handtekening eenvoudig te plaatsen met een kaartlezer en de elektronische identiteitskaart en pincode van de ondertekenaar.

Een pdf-document elektronisch ondertekenen kan met het wijdverspreide programma Acrobat Reader van Adobe, dat gratis op het internet beschikbaar is. Om het document gekwalificeerd te ondertekenen klikt u in het menu ‘Gereedschappen’ op ‘Certificaten’ en vervolgens op ‘Digitaal ondertekenen’. Hoe dit praktisch in zijn werk gaat, wordt stap voor stap uitgelegd op https://eid.belgium.be/nl/digitale-handtekeningen#7261.

Er bestaan ook heel wat cloudoplossingen voor het digitaal ondertekenen van overeenkomsten en andere documenten. Het te ondertekenen document wordt dan geüpload naar een onlineplatform. Op deze centrale plaats kan het document door elke partij ondertekend worden met een gewone, geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Ook Crivits & Persyn gebruikt zo’n platform en biedt ondertekening van documenten via dit platform aan zijn cliënten aan.