Als de alarmbelprocedure niet rigoureus gevolgd wordt, is de sanctie niet min. Een ontbrekend bijzonder verslag betekent zonder meer de nietigheid van de beslissing van de algemene vergadering. Als de algemene vergadering niet bijeengekomen is om over de ontbinding te beslissen, dan is het bestuur aansprakelijk voor de toename van het nettopassief sindsdien. Lees: voor zo niet alle, dan toch dikwijls een groot deel van de schulden.

Een bestuur dat niet al te voorzichtig is, kan op een aantal klippen varen. Hieronder gaan we er kort op in.

1. Het bijzonder verslag moet inhoud hebben.

Hoewel de wet geen verplichte inhoud oplegt, staat een al te summier verslag gelijk aan het ontbreken van het verslag.

2. De algemene vergadering moet effectief bijeenkomen en over de ontbinding beslissen.

Zelfs als het bestuur bestaat uit leden van de algemene vergadering of de algemene vergadering identiek is aan het bestuur, moet de vergadering toch gehouden worden. Enkel het onomstotelijke bewijs dat de algemene vergadering toch niet tot de ontbinding van de vennootschap beslist zou hebben, kan de bestuurders behoeden voor aansprakelijkheid. Dat dit bewijs achteraf moeilijk te leveren valt, bewijst de talrijke rechtspraak over dit punt.

3. De algemene vergadering moet binnen de twee maanden bijeenkomen.

Zowel de feitelijke kennis van het verlies van het nettoactief als de formele kennis (die door het bestuur had moeten worden vastgesteld) doet de termijn lopen. Na verloop van twee maanden stopt de verplichting om de alarmbelprocedure te volgen niet, integendeel, ze blijft lopen. De aansprakelijkheid van de bestuurders uiteraard ook.

In de casus waarover de rechtbank van koophandel zich recent boog*, ‘overwogen’ de zaakvoerders in hun bijzonder verslag de ontbinding van de vennootschap omdat er geen activiteit meer was en de opbrengsten uit een recente verkoop van de belangrijkste activa van de vennootschap niet volstonden om de verliezen aan te zuiveren. Ze stelden geen herstelmaatregelen voor. Het bijzonder verslag werd gepubliceerd bij de neergelegde jaarrekening, die werd goedgekeurd door de algemene vergadering. De vennootschap had op dat ogenblik geen schijn van kans meer en was met een negatief eigen vermogen en een gebrek aan activa ten dode opgeschreven.

Het faillissement dat volgde, was dan ook geen verrassing. De zaakvoerders konden ten aanzien van de curatoren evenwel op geen enkele manier aantonen dat de algemene vergadering effectief was samengekomen om te beraadslagen over de ontbinding van de vennootschap. Door dit gebrek aan bewijs werden de beide zaakvoerders veroordeeld tot betaling van het grootste deel van het passief van het faillissement.

Het argument dat beide zaakvoerders de enige aandeelhouders waren, kon de rechtbank niet vermurwen. Die stelde immers dat het ‘onmogelijk is om de uitkomst van de bespreking en de stemming op de algemene vergadering te bewijzen indien deze nooit heeft plaatsgevonden’.

Een caveat dus, en minstens een pleidooi voor ernstig maatwerk.

(*) Rechtbank van koophandel Gent, afdeling Brugge, 6 juni 2016 (onuitgeg.)