Het gebeurt weleens dat een werknemer per ongeluk te veel of zelfs onterecht loon ontvangt. Als werkgever wilt u dat bedrag natuurlijk kunnen recupereren. We verduidelijken hieronder hoe u dit praktisch kunt doen en welk bedrag u van de werknemer terug kunt vragen.

Hoe kan ik het te veel uitbetaalde loon recupereren?

De efficiëntste manier om het onverschuldigd betaalde loon terug te zien is de werknemer (bij voorkeur schriftelijk) te vragen dit spontaan terug te betalen. In de praktijk blijkt het echter niet altijd even gemakkelijk te zijn de werknemer daartoe te overhalen. Een logische reflex bij heel wat werkgevers is dan vaak hetzelfde bedrag in te houden op het loon dat voor de volgende maand verschuldigd is. Probleem opgelost, of toch niet?

De Loonbeschermingswet kent het loon van de werknemer een hoge graad van bescherming toe. Daardoor kan een werkgever niet zomaar inhoudingen doen op het uit te betalen loon. Slechts in zes welomschreven gevallen is dit toegelaten, onder meer voor voorschotten in geld verstrekt door de werkgever. Bepaalde rechtspraak stelt onverschuldigd uitbetaald loon gelijk aan een voorschot. Op die manier zou u het te veel betaalde loon wél in mindering kunnen brengen van het loon voor de volgende maand. Er is echter ook rechtspraak die strenger is en oordeelt dat onverschuldigd uitbetaald loon niet als een voorschot kan worden beschouwd en dus ook niet mag worden ingehouden op het volgende loon. Met andere woorden: het blijft een dubbeltje op zijn kant. Het niet betalen van loon is immers een misdrijf, zodat voorzichtigheid geboden is. Bovendien is er nog een bijkomend addertje onder het gras: het totaal van de inhoudingen mag maximaal 1/5 van het uit te betalen nettoloon bedragen. Door inhoudingen op het volgende loon te doen zult u dus vaak niet het volledige bedrag kunnen recupereren.

Weigert de werknemer spontaan terug te betalen, dan rest u enkel nog een procedure voor de arbeidsrechtbank. Daar liggen de slaagkansen beduidend hoger. De werknemer heeft het loon immers onverschuldigd ontvangen, aangezien er geen arbeidsprestaties tegenover staan. Bovendien kunt u voor de rechtbank ook de volledige som terugvorderen.

Welk bedrag kan ik recupereren?

Het bedrag dat de werknemer op zijn bankrekening ontvangt, is slechts een fractie van de totale kost die u als werkgever maakt: op het nettoloon betaalt u immers bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen. Tot voor kort rezen vaak discussies over de vraag of de werkgever de bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen bij de werknemer kon recupereren. De rechtspraak was hierover verdeeld: het ene kamp geloofde dat de werknemer enkel het nettoloon moest terugbetalen en dat de werkgever de bedrijfsvoorheffing en socialezekerheidsbijdragen zelf bij de fiscus en RSZ moest recupereren, het andere kamp meende dat de werkgever hiervoor ook bij de werknemer kon aankloppen.

Het Hof van Cassatie heeft deze discussie van de baan geholpen in een recent arrest van 16 september 2019. Hierin benadrukt het Hof dat de werknemer enkel gehouden kan zijn het semibrutoloon terug te betalen. Dit is de som van het nettoloon en de bedrijfsvoorheffing.

Om dit onderscheid te verantwoorden verwijst het Hof naar de aard van beide inhoudingen. De bedrijfsvoorheffing moet door de werkgever worden ingehouden, maar vormt eigenlijk een voorschot op de inkomstenbelastingen die de werknemer later zal moeten betalen. Voor socialezekerheidsbijdragen is dit niet het geval: de werkgever moet deze op het loon inhouden en naar de RSZ doorstorten. Doet hij dat niet of laattijdig, dan verbiedt de wet hem het bedrag ervan op de werknemer te verhalen. Als bepaalde RSZ-bijdragen onverschuldigd betaald zijn, dan is het ook enkel de werkgever die deze van de RSZ kan terugvragen.

Kortom: betaalt u een werknemer te veel loon uit, dan kunt u van hem enkel het nettoloon vermeerderd met de bedrijfsvoorheffing terugvragen. Voor de onverschuldigd betaalde socialezekerheidsbijdragen moet u zelf bij de RSZ aankloppen.